Análisis de UX / Creando un plan de crisis para Redes Sociales
- Introducción
Las Redes Sociales son un componente vital en nuestra experiencia de marca. Bien llevadas pueden ser un aliado poderoso en la transmisión de nuestro mensaje y difusión de contenido de valor que nuestros usuarios perciben como valores agregados. No tomar un papel serio en las Redes Sociales ya no es opción porque probablemente tu competencia ya se está poniendo las pilas y, para bien o para mal, la gente de todas formas ya está hablando de ti, así que siempre es mejor controlar y monitorear esa conversación.
Lo que muchos clientes pasan por alto es que Redes Sociales es el Focus Group más grande que puedan imaginar y ES GRATIS. Todo lo que la gente quiere, necesita, espera de ti, lo que no funciona, lo que si, todo queda ahí. Prestar atención a tus Redes Sociales hace partícipes de tu marca a todos tus fans y evangelistas. Con eso puedes determinar quién es tu consumidor real, si tu mensaje de comunicación le está hablando a quién según tú le iba a hablar y puedes corregirlo al momento.
Insisto, es un asset valiosísimo, y es nuestro deber como UX hacerlo entender a nuestros clientes. Una Red Social mal llevada no tiene cabida en el Internet mexicano de hoy y es nuestra obligación comunicar el mensaje de que el becario que “le sabe a eso del Internet porque está chavo” demerita la experiencia del Internet como un todo. Mientras más pronto ayudemos a madurar ese concepto, más pronto podremos comenzar a disfrutar de contenido interesante, relevante y producido por las marcas.
- ¿Por qué un plan de crisis?
Si tienes que hacer esta pregunta es porque has vivido abajo de una piedra los últimos 10 años. Las Redes Sociales son otra cara de nuestra empresa y como todo, siempre puede suceder algo que esté más allá de nuestro control. El problema es que por el factor “viral” (Guácala con la palabra) las malas noticias se pueden esparcir como fuego y gasolina. Tener un plan de crisis te ayuda a hacer la labor de control de daños y es fundamental en cualquier empresa que tenga una cara directa con el consumidor.
- ¿Qué es una crisis?
Una crisis tiene 3 características.
- Asimetría de información – Esto quiere decir que tus consumidores, tu community manager, tu CEO y en general todas las personas involucradas con la información poseen información distinta. Por ejemplo, cuando los usuarios saben que tu portal de ecommerce está caído y tu nerd de IT no se ha dado cuenta, eso es un problema de asimetría de información.
- Conversación atípica – Si, una proporción de tus followers constantemente te va a mentar la madre, es de cajón y es una de las consecuencias naturales de tener un canal de comunicación como este. El chiste es estar pendiente a lo que esas mentadas de madre dicen. Estás acostumbrado a que te digan que estás pelón, pero cuando te empiezan a decir que hueles feo, eso es un comportamiento atípico al que le tienes que prestar atención porque puede ser una crisis en potencia. (Todos sabemos lo crítico que se vuelve estar sentado junto a alguien apestoso.)
- Impacto corporativo – Una crisis tiene el potencial de afectar toda tu estructura corporativa. Daña la imagen de tu marca como ente, TODA tu marca. Un tweet de que en el OXXO sólo hay una caja abierta no es una crisis. Crisis es que un usuario se de cuenta que todas tus tiendas venden pan caduco.
También es importante detectar quién es el que se está quejando. ¿Es de la competencia? ¿Sólo te está extorsionando porque quiere algo gratis de ti? ¿Esa persona tiene el potencial de crear una catástrofe? Esto es muy, muy importante. No porque la persona que se queja sea un pocosfollogüers no quiere decir que no tenga potencial de hacerte pedazos. Por ejemplo, chequen este caso en dónde el afectado directo podrá no haber sido alguien muy importante, pero tenía amigos que si lo eran y pues… dejémoslo en… nunca dejes de atender a alguien porque supones que no es nadie, en serio. Muchas empresas lo han aprendido a la mala.
- Prevención de crisis
A riesgo de sonar como abuelita metiche, comenzaré por decir “La mejor crisis es la que se previene.” Se que muchos dirán que que comentario tan poco relevante, pero es la verdad. Un monitoreo constante y la construcción de canales de comunicación adentro de tu empresa pueden hacer la diferencia entre un “Ya, ya quedó, solo era una persona que recibió un equipo defectuoso” a un “Pues nos van a demandar colectivamente.”
Primero, hay dos equipos: Escucha y Crisis.
En el equipo de Escucha van tus Community Managers, pero también van personas de tus otros puntos de servicio. Alguien encargado de mostrador, de tus puntos de venta, gente que en general te puede ayudar a monitorear alguna de las 3 condiciones que vimos que pueden provocar una crisis. Apunta sus nombres, puestos, teléfonos y el horario en que están disponibles. Trata de que estén cubiertas las 24 horas del día.
En tu equipo de crisis van gerentes, subdirectores Y GENTE DE DIRECCIÓN GENERAL. Necesitas la participación de TODOS. Puedes aclararles que no es todo el tiempo, es solo en caso de crisis. Imagina que tienes un evento catastrófico ¿Estas preparado para tener un video de tu CEO pidiendo disculpas en menos de 24 horas? Si tu respuesta es no, entonces no estás preparado para una crisis y cuando suceda te va a cargar el payaso. De igual manera apunta sus nombres, puestos, teléfonos y disponibilidad.
- Así que tienes una crisis y no sabes que hacer
Paso 1. “Estamos concientes de X problema y estamos tomando medidas para resolverlo”
Una palabra – TRANSPARENCIA- este rollo se trata de ser transparente y honesto. Mantén informados a tus usuarios de que estás consciente de que algo está mal y estás haciendo algo para resolverlo. Esta sencilla frase no te compromete a nada y detiene a todos los usuarios que desean “informarte” del problema.
Paso 2. Detecta el origen del problema y atácalo inmediatamente en donde haya surgido.
Si fué un tuit, resuélvelo en twitter, si fué en mostrador, resuélvelo en mostador. Lo importante es atacar el incendio desde su origen. Una vez que esté resuelto ahora si esparces el mensaje y caso a tus demás redes, pero lo primero es resolverlo desde su punto de origen. El nivel de crisis que tengas (ahorita llegamos a eso) determina el tipo de comunicación que tienes que hacer llegar a tus fans y followers.
Paso 3. Monitoreo Post-mortem.
La crisis no se acaba cuando se acaba. Mantén un monitoreo constante de al menos 30 días por posibles resurgimientos de la crisis. Si es posible (y si lo amerita) crea una página en tu blog en donde quede el antecedente de la crisis y cómo lo resolviste. Esto te sirve para que cuando los trolls te vuelvan a fastidiar en tres meses con lo mismo les digas “Si, sabemos que eso pasó, fué así como lo resolvimos.” Es importante que si la crisis llega a un nivel de Dirección, la misma gente de Dirección se mantenga involucrada en el monitoreo, no puede todo recaer en los Community Managers nada más. Es un compromiso de toda la marca.
- Niveles de crisis
Obviamente aquí ya dependerá de cada marca lo que se considera “Crisis” pero lo que sin duda aplica para todos son los niveles de crisis y el nivel de envolvimiento de todas las áreas.
- Problemas cotidianos – Esto ni siquiera se considera una crisis y le compete resolverlo 100% al Community Manager.
- Conflicto centralizado – Este nivel puede ser manejado por un Community Manager pero bajo la guía de una persona de Gerencia. Este nivel generalmente requiere una publicación visible para todos, pero dirigida al usuario que está teniendo problemas.
- Conflicto generalizado – El Community Manager queda fuera en este nivel. Esta crisis debe ser manejado por la (o las) gerencias de la empresa, con la supervición o información de Dirección General y requiere un comunicado público en -todas- tus Redes Sociales. No es necesario contestar individualmente a todos los usuarios afectados, sólo crea un comunicado en tu blog y redirige el tráfico y discusión de todas tus demás Redes, si no tienes blog haz tu mejor esfuerzo por centralizar la discusion. Un fuego es mucho más fácil de controlar en un espacio cerrado y controlado que en una pradera australiana.
- Crisis general - Este nivel requiere de la participación de la Dirección General y regularmente requiere un comunicado oficial en prensa y medios masivos. Una disculpa pública y definitivamente algo que siente el precedente de lo acontecido. Todos nos equivocamos, el usuario lo sabe. Solo arréglalo, pide disculpas y explícale a la gente que medidas has tomado para que NUNCA vuelva a suceder.
- Conclusión
Cómo pueden ver, no es nada del otro mundo. Al igual que con un sismo o un incendio, el estar bien preparados, que todos sepan exactamente que hacer y el atenderlo inmediatamente puede (literalmente) salvar la vida de tu empresa. Involucra a todas las personas que consideren relevantes, prepárense, planeen y cuando suceda alguna crisis actúen de una manera controlada, bien pensada y saldrán con el menor daño posible.
No se trata de ganar, se trata de controlar el daño de la mejor manera posible. Ya estás en problemas, el chiste es controlarlo, evitar que se esparsa y atacar el punto de origen. Así de fácil. Cómo en la vida real!


